Wszyscy, którzy prowadzą swoją firmę, ale również i większość osób dokonujących zakupów w sieci, mieli przynajmniej raz kontakt z fakturą proforma. Nie każdy jednak wie, czym faktycznie jest ten dokument i co go odróżnia od tradycyjnej faktury.
Co to jest faktura proforma?
W języku łacińskim pro forma znaczy „prowizorycznie”, stąd raz za razem można spotkać się z wyjaśnieniem, iż faktura proforma to tymczasowy rachunek sprzedaży. I rzeczywiście, taka faktura nie jest dokumentem księgowym, wobec tego nie ujmuje się jej w ewidencji księgowej lub w księdze przychodów i rozchodów. Poleca się aczkolwiek zostawić ją np.w celu uzupełnienia dokumentacji transakcji.
Faktura proforma winna być traktowana raczej jako dokument handlowy, który rodzajem propozycji danej oferty. Nie stanowi dowodu nabycia artykułów ani zrealizowania usługi, a więc w myśl przepisów ustawy o VAT nie nie stanowi podstawy do odliczenia wykazanej w niej kwoty podatku VAT. Ale czy faktura proforma jest wiążąca? Nie, bo dotyczy usługi lub sprzedaży, która jeszcze nie jest wykonana, wobec tego warunki transakcji w niej zaprezentowane mogą nadal podlegać negocjacjom.
Jakie dane zawiera faktura proforma?
Faktura proforma przypomina z wyglądu oraz zawiera podobne elementy co faktura VAT, miedzy innymi:
- dane kontrahentów (wystawcy i odbiorcy),
- miejsce oraz datę,
- nazwę usług bądź towarów, stanowiących przedmiot transakcji (wraz z określeniem ich jednostek miary, ilości itp.),
- wartość netto oraz brutto (zarówno pojedynczych towarów i usług, jak i wartość całości zamówienia) opisana także słownie,
- stawka oraz obliczona z tego tytułu wysokość podatku VAT,
- informacja o kwocie ewentualnych zniżek,
- określenie prognozowanej daty realizacji usługi lub dostarczenia towaru,
- wskazanie terminu zapłaty.
Taką fakturę wystawca musi oznakować zauważalnie w tytule określeniem “PRO FORMA”, żeby nie było żadnych problemów z odróżnieniem tego dokumentu od ostatecznej faktury VAT, wywołującej następstwa podatkowe. Powinno się także mieć na uwadze, że ten typ faktury nie zwalnia z konieczności dostarczenia kontrahentowi wiążącej faktury VAT. Co istotne, faktury proforma nie wolno wystawić w przypadku, gdy kontrahent wniesie w całości opłatę za przedmiot transakcji bądź wpłaci zaliczkę.